Tips Mail Merge agar Data Angka Tak Berubah Format

Beberapa hari lalu saya melakukan mail merger dengan data hasil olahan atau hasil perhitungan, data yang saya maksud berada dalam file xlsx yaitu nilai siswa yang harus diinput untuk dicetak dalam lembar tersendiri.

Saya memang belum begitu terbiasa menggunakan mail merger dokumen dengan data hasil perhitungan. Ternyata saat dilakukan mail merger format angka semua berubah padahal di data excel semua sudah diatur berformat 2 angka di belakang koma.

Hasilnya seperti gambar 1 berikut:

Gambar 1

Akhirnya saya akali karena belum tahu cara yang benar itu gimana. Saya lakukan konversi number to text terlebih dahulu di data Excel dengan rumus fungsi =TEXT(cell;”0,00″).  Lakukan itu pada baris yang bersesuaian sehingga sata aslinya tidak terganggu.

Gambar 2

Setelah selesai maka saya lakukan copy -paste spesial – Paste Value di cell lain. Setelah semua beres bolehlah kita kopi hasil paste value tadi ke data sebelumnya dengan menimpahkannya (replace). Kemudian silahkan data yang lain yg tidak perlu dihapus. Cukup ribet sampai nanti ada cara yang lebih praktis kita temukan.

Gambar 3

Perhatikan setelah dilakukan angka ke mode text maka pada setiap sudut kiri atas cell ada tanda segitiga berwarna hijau (gambar 3).

Cara Melakukan mailmerger di m. word 2010

1. Siapkan data dengan header sebagai judul masing-masinh kolom (sebagai nama filed) di Excel, seperti contoh ini (gambar 4):
   
   

   Gambar 4
2. Buat dokumen yang siap untuk diisi data seperti gambar 1.
3. Klik Menu Maillings
4. Pilih Toolbar – Start Mail Merge – Pilih Step by Step Mail Merge Wizard
   
   

   Gambar 5
5. Ikuti langkah yang perintahnya muncul di sebelah kanan layar m word seperti gambar 6:
   
   

   Gambar 6
6. Klik next hingga langkah ke 3 dari 6 langkah yang harus dilalui. Klik Browse pada Select Recipiens. Di sini kita diminta menentukan sumber data yang akan kita masukkan dalam dokumen yang kita buat tadi. Pada pop up select tabel klik Ok saja dengan catatan format pembuatan datanya seperti contoh di atas. Kemudian klik Ok lagi.
7. Saatnya memasukkan field data tadi dengan klik toolbar Insert Merge Field pada data yang bersesuai yang ingin di masukkan dalam balanko. Perhatikan field yang dimaksud biasanya akan muncul dengan format <> seperti contoh di gambar 7:
   
   

   Gambar 7
8. Jika semua sudah terisi sesuai keperluan klik preview result, maka akan terlihat data terinput pada blanko yang sudah kita siapkan sebelumnya untuk masing-masing record.
   
   

   Gambar 8
9. Untuk mencetak Klik toolbar Fisnih & Merge kemudian klik Print Document. Pastikan kita mau print dokumen record data ke berapa sesuai yang kita kehendaki. Kalau tidak yakin klik saja preview result lagi untuk memastikan apakah data record itu yang hendak kita cetak.

Semoga bermanfaat.